Lesson 7 : การขอสงวนสิทธิ์ขยายระยะเวลาการดำเนินงานโครงการในสัญญาเพื่อไม่ให้ถูกปรับ
Lesson 7 :การขอสงวนสิทธิ์ขยายระยะเวลาการดำเนินงานโครงการในสัญญาเพื่อไม่ให้ถูกปรับ
เพื่อให้การดำเนินงานโครงการ ส่งมอบงานทันในระยะสัญญา และ ไม่ถูกปรับจากการดำเนินการส่งมอบงานเกิน ระยะเวลาสัญญาโครงการ ให้วิศวกรโครงการ ปฏิบัติดังนี้
1. หลังจากได้รับมอบแฟ้มโครงการ ให้ศึกษาระยะเวลาของสัญญาของโครงการ รายละเอียดงวดงานที่ต้องส่งมอบในแต่ละงวด และเงื่อนไขการส่งมอบงาน ให้ตรวจสอบระยะเวลาที่ต้องส่งจดหมายส่งมอบงานแจ้งล่วงหน้าถึงคณะกรรมการตรวจรับ ก่อนการตรวจรับ ที่ระบุในPO เอกสารสัญญาหรือTOR หากมีข้อสงสัยในรายละเอียดขอบเขตการส่งมอบงาน และรูปแบบการส่งมอบ ให้สอบถามผู้ควบคุมงานและคณะกรรมการตรวจรับให้เข้าใจตรงกันก่อนตั้งแต่เริ่มต้นโครงการ
2. ก่อนวันที่ต้องส่งมอบงานในแต่ละงวด ให้ทำตรวจสอบความถูกต้อง รายการอุปกรณ์ที่ต้องส่งมอบ ปริมาณงานตามสัญญาและ ความเรียบร้อยของงานติดตั้งโดยให้ทางผู้ควบคุมงานของลูกค้าตรวจสอบความเรียบร้อยก่อนวันนัดหมายคณะกรรมการตรวจรับ
3. ระหว่างดำเนินงานโครงการ ให้ดำเนินการนำส่งจดหมายตามขั้นตอนการทำงานของบริษัท โดยทางวิศวกรโครงการจะต้องตรวจสอบวันเริ่มต้นโครงการว่าเริ่มต้นเมื่อเซ็นสัญญาหรือส่งมอบพื้นที่ เพื่อวางแผนการดำเนินงานให้เหมาะสมกับระยะเวลาในสัญญา หากระหว่างการดำเนินงานมีปัญหาอุปสรรคหรือความล่าช้าในการทำงานเกิดขึ้น วิศวกรโครงการจะต้องทำหนังสือแจ้งปัญหาอุปสรรคที่ทำให้เกิดความล่าช้านั้นแก่ผู้ควบคุมงานและคณะกรรมการตรวจรับให้รับทราบและพิจารณา หากยังไม่ได้รับการตอบกลับ ภายใน 1-2 สัปดาห์ ให้ทำจดหมายสอบถามความคืบหน้าและขอสงวนสิทธิ์ขยายสัญญา ซึ่งจะต้องทำหนังสือแจ้งสงวนสิทธิ์ภายใน15วันหลังจากเหตุจากปัญหานั้นสิ้นสุดลง
4. ให้วิศวกรโครงการ วางแผนงานโครงการ โดยในงวดสุดท้าย จะต้องทำจดหมายขอส่งมอบก่อนหมดสัญญา อย่างน้อย 15วัน และ ดำเนินการตรวจรับงานกับทางคณะกรรมการภายในระยะเวลาในสัญญา หากคณะกรรมการไม่สามารถตรวจรับงานภายในสัญญา หรือ นัดตรวจรับงานนอกระยะสัญญา หากมีการแก้ไขงานเกิดขึ้นให้ทางวิศวกรโครงการเร่งแก้ไขปัญหาโดยทันที และแจ้งให้ผู้จัดการแผนกทราบถึงปัญหา เพื่อดำเนินการแก้ไขปัญหาร่วมกัน ซึ่งเมื่อหมดสัญญาแล้วไม่ควรมีจดหมายออกถึงลูกค้า หากจำเป็นต้องมี จดหมายออกให้เจรจากับลูกค้าให้ทำจดหมายลงวันที่อยู่ในช่วงระยะเวลาในสัญญา
5. ในกรณีมีจดหมายแจ้งจากทางลูกค้าในช่วงระหว่างการตรวจรับ แจ้งให้แก้ไขหรือตรวจรับงานไม่ผ่านให้วิศวกรโครงการ ตรวจสอบข้อเท็จจริงของปัญหาที่เกิดขึ้นและให้ดำเนินการแก้ไขให้แล้วเสร็จโดยทันทีและทำจดหมายตอบกลับจดหมายว่าดำเนินการแก้ไขแล้วเสร็จและขอส่งมอบงานอีกครั้ง โดยชี้แจงรายละเอียดของปัญหาและขอสงวนสิทธิ์ขยายเวลาการตรวจรับด้วย