Lesson 57 : (คำแนะนำ) ชุดรายการคำถาม ช่วงประชุมก่อนเริ่มโครงการ (Kick off Meeting)
(คำแนะนำ) ชุดรายการคำถาม ช่วงประชุมก่อนเริ่มโครงการ (Kick off Meeting)
ในการทำโครงการใด ๆ สิ่งที่สำคัญคือทุกคนที่เกี่ยวข้อง ไม่ว่าจะเป็นทีมงานโครงการ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ผู้สนับสนุนโครงการจะต้องมองเห็นภาพของโครงการให้ตรงกันก่อนที่จะลงมือทำ ไม่งั้นเราอาจจะลุยทำงานไปโดยที่มีความเข้าใจอะไรบางอย่างที่ไม่ถูกต้อง ซึ่งอาจนำมาซึ่งความสับสนในอนาคตที่อาจก่อให้เกิดความเสียหายแก่โครงการได้ นี่คือวัตถุประสงค์หลักของการจัด Kick-off meeting ขึ้นมา ให้ทุกคนมองภาพให้ตรงกันซะก่อนที่จะเริ่มลงมือทำ Kick-off Meeting นั้นเป็นสิ่งที่ควรจะต้องมี และไม่จำเป็นต้องยืดยาว นี่เป็นจังหวะที่ทีมงานจะได้มาพูดคุยกันก่อนที่จะเริ่มลงมือทำโครงการ เป็นการสร้างบรรยากาศจุดเริ่มต้นในการทำงานร่วมกัน และเป็นโอกาสให้ทุกคนได้ทำความรู้จักกัน หลังจากที่เราประชุม Kick-off Meeting เสร็จเรียบร้อย ทุกคนควรจะเดินออกจากห้องประชุมพร้อมกับความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับโครงการที่เรากำลังจะลงมือทำ เห็นภาพตรงกัน รู้ว่าแต่ละคนมีบทบาทอะไรในโครงการ รู้ว่าเราจะทำงานร่วมกันและสื่อสารกันอย่างไรและชุดรายการคำถามต่อไปนี้จะเป็น คำแนะนำ ที่ควรถามก่อนเริ่มงาน
1. ใคร ? เป็นผู้ประสานงาน ของทางผู้ว่าจ้างในการติดต่อประสานงานในโครงการ ส่งเอกสารและให้คำปรึกษาต่างๆ ( โดยส่วนใหญ่ งานราชการ จะเป็น ทาง เลขากรรมการตรวจรับ)
2. ช่วง เวลาและวันทำงานที่สามารถเข้าการดำเนินโครงการ (อาทิ เช่น สามารถทำงานได้ช่วงเวลา ราชการ 8.30 น. – 16.30 น. วันจันทร์ – วันศุกร์ เป็นต้น)
3. การเริ่มเข้าดำเนินการ ต้องทำจดหมายแจ้งขอเข้าพื้นที่ ด้วยหรือไม่ (เนื่องจากบางโครงการ ผู้ว่าจ้างไม่ใช่เจ้าของสถานที่ ต้องประสานงานเจ้าของสถานที่ก่อนเข้าดำเนินการ)
4. ต้องจัดทำเอกสาร แต่งตั้งและมอบอำนาจจากบริษัทผู้รับจ้างหรือไม่ ในการทำงาน (บางโครงการ อาจใช้แค่หนังสือแต่งตั้งจากหัวหน้าแผนกบริหารโครงการของบริษัทได้)
5. สอบถามรายละเอียดของจดหมายที่ใช้ในโครงการ
a. จดหมาย ต้องเรียนถึงใคร และต้องสำเนาถึงใครบ้าง ? (เพราะบางหัวข้อเรื่องในจดหมาย อาจเรียนและสำเนา ไม่เหมือนกัน)
b. สถานที่จัดส่งเอกสารในโครงการ ส่งที่ไหน? ใครเป็นคนเซ็นต์รับเอกสารได้บ้าง
6. เอกสารใบแจ้งหนี้ สามารถส่งพร้อมเอกสารส่งมอบงานได้เลยหรือไม่
7. การส่งเอกสารส่งมอบงาน ต้องส่งจดหมายแจ้งกำหนดการส่งมอบงานล่วงหน้าหรือไม่ กี่วัน
8. สอบถามสถานที่หรือพื้นที่ สำหรับวางวัสดุ-อุปกรณ์ ในการติดตั้งของโครงการ
9. สอบถามเรื่องการใช้ไฟฟ้าสำหรับติดตั้ง ,ที่จอดรถช่าง ,การใช้สุขา,การลิฟท์หรือพื้นที่เชื่อมโลหะ ที่มีประกายไฟ สำหรับใช้ในช่วงดำเนินโครงการ ให้ชัดเจน
10. ถ้าจะเข้าดำเนินการในช่วงวันหยุด ,เวลากลางคืน หรือมีการดับไฟฟ้าหลัก ต้องมีกระบวนการอย่างไรบ้างและ ต้องแจ้งล่วงหน้าประมานกี่วัน
11. จัดเตรียมและนำเสนอ เอกสาร แบบฟอร์ม ที่จะใช้ในโครงการ ให้ทางผู้รับจ้างรับทราบ และพิจารณา เพื่อความเรียบร้อยและรวดเร็วในการดำเนินโครงการ