Lesson 69 การออกจดหมายสอบถามและขอข้อมูลจากผู้รับจ้าง ควรระบุเวลาตอบกลับให้ชัดเจน
การออกจดหมายสอบถามและขอข้อมูลจากผู้รับจ้าง ควรระบุเวลาตอบกลับให้ชัดเจน มีผลต่อการขอสงวนสิทธิ์ในการขยายเวลา
ในทางกฎหมายและบริหารเกี่ยวกับสัญญางานก่อสร้าง การสื่อสารและการจัดการกับผู้รับจ้างเป็นเรื่องสำคัญที่ต้องมีความชัดเจนและเป็นระบบ เพื่อให้การดำเนินโครงการเป็นไปอย่างราบรื่นและไม่มีข้อขัดข้องที่ไม่จำเป็น หนึ่งในเครื่องมือสำคัญที่ใช้ในการจัดการความรับผิดชอบและกำหนดการของโครงการคือการออกจดหมายสอบถาม (Inquiry Letter) ไปยังผู้รับจ้าง
การออกจดหมายสอบถามไปยังผู้รับจ้าง
- การระบุวันตอบกลับอย่างชัดเจน: การกำหนดวันที่ชัดเจนสำหรับการตอบกลับเป็นสิ่งสำคัญมาก เพราะหากไม่มีการกำหนดนี้ อาจทำให้เกิดความล่าช้าหรือความไม่ชัดเจนในการจัดการกับปัญหาใดๆ ที่อาจเกิดขึ้น
- การสอบถามในประเด็นสำคัญ: เนื้อหาของจดหมายสอบถามควรเน้นไปที่การขอข้อมูลหรือคำชี้แจงที่จำเป็นต่อการดำเนินโครงการ เช่น การสรุปรายการงาน, การส่งแผนงาน, การยืนยันวันส่งมอบงาน เป็นต้น
- การสื่อสารที่มีผลกระทบต่อแผนดำเนินโครงการ: หากข้อมูลหรือการชี้แจงจากผู้รับจ้างมีความจำเป็นต่อการวางแผนและดำเนินการในขั้นตอนถัดไป ควรชี้แจงผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นจากการไม่ตอบกลับหรือการล่าช้าในจดหมาย เพื่อให้ผู้รับจ้างตระหนักถึงความสำคัญ
การขอขยายระยะเวลาสัญญา
ในกรณีที่ผู้รับจ้างไม่สามารถส่งมอบงานได้ทันตามสัญญา โดยอาจเป็นเพราะเหตุผลที่เป็นเหตุสุดวิสัย (Force Majeure) หรือปัจจัยอื่นๆ ที่อยู่นอกเหนือการควบคุมของผู้รับจ้าง เช่น การเกิดภัยธรรมชาติ, การระบาดของโรค เป็นต้น ผู้รับจ้างสามารถสงวนสิทธิ์ในการขอขยายระยะเวลาของสัญญาได้ โดยทั่วไปจะต้องปฏิบัติตามขั้นตอนดังนี้:
- การแจ้งขอขยายเวลา: ผู้รับจ้างต้องแจ้งขอขยายเวลาอย่างเป็นทางการไปยังกรรมการหรือผู้ว่าจ้าง โดยมีการอธิบายเหตุผลที่ชัดเจน และควรทำการแจ้งในระยะเวลาที่เหมาะสม
- การพิจารณาของกรรมการ/ผู้ว่าจ้าง: หลังจากได้รับคำขอขยายเวลา กรรมการหรือผู้ว่าจ้างจะทำการพิจารณาเหตุผลและความจำเป็นของการขยายเวลา และจะต้องตัดสินใจว่าจะอนุมัติหรือไม่
- การแก้ไขสัญญา: หากมีการอนุมัติให้ขยายเวลา สัญญาต้องมีการแก้ไขเพิ่มเติมเพื่อสะท้อนถึงการขยายเวลาที่ได้ตกลงกัน
ตัวอย่างการออกจดหมายสอบถามและการขอขยายเวลา
จดหมายสอบถาม
เรียน ผู้จัดการโครงการ /ประธานตรวจรับพัสดุ / ประธานตรวจการจ้าง
เรื่อง สอบถามและขอข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการส่งมอบงาน
ทางบริษัทของเราได้ตรวจสอบแผนงานล่าสุดและพบว่ามีบางรายการที่ยังไม่ได้รับการยืนยันจากทางท่าน เราขอความกรุณาให้ท่านส่งข้อมูลหรือเอกสารที่เกี่ยวข้องกลับมายังเรา ภายในวันที่ 15 กันยายน 2567 เพื่อให้เราสามารถดำเนินการตามแผนงานที่ได้กำหนดไว้
หากท่านไม่สามารถส่งข้อมูลได้ภายในวันดังกล่าว อาจทำให้เกิดความล่าช้าในการดำเนินโครงการ ซึ่งจะส่งผลกระทบต่อกำหนดการส่งมอบงานโดยรวม
ขอแสดงความนับถือ
[ชื่อและตำแหน่ง]
[บริษัท]
จดหมายขอขยายเวลา
เรียน ผู้จัดการโครงการ /ประธานตรวจรับพัสดุ / ประธานตรวจการจ้าง
เรื่อง ขอขยายระยะเวลาสัญญา
เนื่องจากเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น [อธิบายเหตุผล เช่น การเกิดภัยธรรมชาติ การระบาดของโรค ฯลฯ] ซึ่งอยู่เหนือการควบคุมของทางบริษัท ทำให้เราไม่สามารถดำเนินการส่งมอบงานได้ทันตามกำหนดในสัญญา ทางเราขอสงวนสิทธิ์ในการขอขยายระยะเวลาส่งมอบงานออกไปอีก [ระบุจำนวนวันหรือเดือน]
เราหวังเป็นอย่างยิ่งว่าท่านจะพิจารณาและอนุมัติการขยายเวลานี้ เพื่อให้โครงการสามารถดำเนินการได้ต่อไปอย่างราบรื่น
ขอแสดงความนับถือ
[ชื่อและตำแหน่ง]
[บริษัท]
ในบทสรุป การออกจดหมายสอบถามที่มีความชัดเจนและการขอขยายระยะเวลาอย่างเป็นระบบ จะช่วยป้องกันความเข้าใจผิดและรักษาสิทธิ์ของทั้งสองฝ่ายในสัญญางานก่อสร้าง ซึ่งเป็นสิ่งที่สำคัญในการบริหารจัดการโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ