Lesson 75 การออกใบส่งสินค้าชั่วคราว: ความสำคัญ ประโยชน์ และขั้นตอนการใช้งานในสัญญาต่าง ๆ

ใบส่งสินค้าชั่วคราวคืออะไร

ใบส่งสินค้าชั่วคราว (Temporary Delivery Note) เป็นเอกสารที่ออกเมื่อมีการส่งมอบสินค้าบางส่วนหรือทั้งหมดไปยังลูกค้า แต่ยังไม่ถึงขั้นตอนการส่งมอบอย่างเป็นทางการหรือยังไม่ครบถ้วนตามเงื่อนไขในสัญญา ใบนี้เป็นเอกสารสำคัญในการยืนยันว่ามีการขนส่งสินค้าออกจากคลังและไปยังสถานที่ของลูกค้าแล้ว แต่ยังไม่ถือว่าเป็นการเสร็จสิ้นการส่งมอบอย่างเป็นทางการ ซึ่งจะใช้ใบส่งสินค้าชั่วคราวเพื่อประโยชน์หลายประการ

ประโยชน์ของใบส่งสินค้าชั่วคราว

1. ยืนยันการขนส่งสินค้า: ใบส่งสินค้าชั่วคราวช่วยยืนยันว่าองค์กรได้ทำการส่งมอบสินค้าให้ลูกค้าแล้วในระดับหนึ่ง แม้ว่าจะยังไม่เสร็จสมบูรณ์หรือยังไม่ครบถ้วนตามสัญญา
2. ป้องกันการสูญหายและตรวจสอบสินค้า: ใบนี้ช่วยในการบันทึกข้อมูลสินค้าที่ขนส่งออกจากคลัง ทำให้สามารถตรวจสอบการเคลื่อนย้ายสินค้าได้อย่างถูกต้องและลดความเสี่ยงในการสูญหาย
3. รองรับการส่งมอบเป็นช่วง ๆ: ในบางกรณีที่มีการส่งมอบสินค้าเป็นระยะ ๆ ใบส่งสินค้าชั่วคราวจะช่วยบันทึกการส่งมอบในแต่ละช่วง เพื่อให้ลูกค้าและบริษัทสามารถตรวจสอบปริมาณสินค้าที่ส่งไปแล้วและสินค้าที่เหลืออยู่ได้อย่างชัดเจน
4. เตรียมพร้อมก่อนการติดตั้ง: สำหรับกรณีที่มีการส่งสินค้าก่อนการติดตั้ง การใช้ใบส่งสินค้าชั่วคราวช่วยให้ลูกค้ารับทราบการส่งสินค้าล่วงหน้าและเตรียมพร้อมพื้นที่สำหรับติดตั้ง

ใบส่งสินค้าชั่วคราวใช้กับสัญญาแบบไหน

• สัญญาจ้าง: ในกรณีที่มีการจัดส่งอุปกรณ์หรือวัสดุที่จำเป็นสำหรับการให้บริการ เช่น วัสดุที่ต้องติดตั้งตามโครงการ การออกใบส่งสินค้าชั่วคราวจะช่วยให้สามารถตรวจสอบวัสดุที่ถูกจัดส่งและการติดตั้งได้ตามขั้นตอน

ใครควรเป็นผู้รับผิดชอบในการออกใบส่งสินค้าชั่วคราว

การออกใบส่งสินค้าชั่วคราวควรเป็นหน้าที่ของ ฝ่ายวิศวกรโครงการ ที่รับผิดชอบในการแจ้ง ฝ่ายคลังสินค้า ให้จัดการและบันทึกการเคลื่อนย้ายสินค้าภายในองค์กร โดยฝ่ายคลังสินค้าจะต้องดำเนินการตรวจสอบความครบถ้วนของสินค้าที่จะขนส่ง จากนั้นออกใบเบิกสินค้าไว้เป็นหลักฐาน เมื่อสินค้าถูกส่งมอบไปยังไซท์งานลูกค้าแล้ว ใบส่งสินค้าชั่วคราวจะถูกส่งต่อให้ วิศวกรสนาม เพื่อให้ตรวจสอบการขนส่งหน้างานอีกครั้งว่าครบถ้วนตามจำนวนที่ระบุหรือไม่ ให้ลูกค้าเซ็นต์รับพร้อมแสกนลง ERP เพื่อให้พร้อมสำหรับขั้นตอนต่อไป (เช่น การติดตั้ง)

ฝ่ายที่เกี่ยวข้อง เช่น ฝ่ายบัญชี อาจใช้ใบส่งสินค้าชั่วคราวนี้เป็นหลักฐานประกอบในการออกใบกำกับภาษีหรือใบแจ้งหนี้ในภายหลังตามเงื่อนไขการชำระเงินที่ระบุในสัญญา

ขั้นตอนการใช้ใบส่งสินค้าชั่วคราว

1. ตรวจสอบสินค้า: ฝ่ายวิศวกรโครงการตรวจสอบจำนวนและสภาพของสินค้าที่จะส่งมอบในแต่ละรอบร่วมกับฝ่ายคลังสินค้า
2. ออกใบส่งสินค้าชั่วคราว: ฝ่ายวิศวกรโครงการจัดทำเอกสารและระบุรายละเอียด เช่น ชื่อสินค้า ปริมาณ วันที่จัดส่ง สถานที่จัดส่ง และผู้รับผิดชอบ
3. จัดส่งสินค้า: ส่งมอบสินค้าไปยังสถานที่ของลูกค้าและให้ลูกค้าเซ็นรับรองในใบส่งสินค้าชั่วคราว แสกนลง ERP
4. ติดตามสถานะสินค้า: วิศวกรสนามทำการตรวจสอบสินค้า ณ หน้างานว่าถูกต้องครบถ้วนหรือไม่ เพื่อเตรียมพร้อมสำหรับขั้นตอนการติดตั้งหรือส่งมอบในขั้นถัดไป

สรุป

ใบส่งสินค้าชั่วคราวเป็นเอกสารที่มีความสำคัญในการจัดการการขนส่งสินค้าบางส่วนไปยังลูกค้า โดยที่ยังไม่ถือว่าเป็นการส่งมอบอย่างเป็นทางการ วิศวกรโครงการเป็นผู้รับผิดชอบในการออกเอกสารนี้ และสามารถใช้ประโยชน์ได้ทั้งในสัญญาจ้าง ใบส่งสินค้าชั่วคราวจะช่วยยืนยันการส่งมอบบางส่วน ป้องกันการสูญหาย และช่วยให้การติดตามสินค้ามีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

ความแตกต่างระหว่างใบส่งสินค้าชั่วคราวกับใบส่งสินค้า/ใบกำกับภาษี

ใบส่งสินค้าชั่วคราวและใบส่งสินค้า/ใบกำกับภาษีมีความแตกต่างกันทั้งในด้านวัตถุประสงค์ ผู้ที่เกี่ยวข้อง และผลกระทบทางภาษี โดยรายละเอียดดังนี้:

ใบส่งสินค้าชั่วคราว

1. วัตถุประสงค์:
   • ใบส่งสินค้าชั่วคราวออกเพื่อยืนยันการขนส่งสินค้าจากฝ่ายโครงการไปยังลูกค้าในกรณีที่การส่งมอบยังไม่เสร็จสมบูรณ์หรือยังไม่ครบถ้วนตามสัญญา
   • มักใช้ในกรณีที่มีการส่งสินค้าบางส่วนก่อนการติดตั้งจริง หรือการส่งเป็นงวด ๆ ซึ่งการส่งมอบสินค้าจริงอาจยังไม่เกิดขึ้นเต็มรูปแบบ
2. ผู้รับผิดชอบในการออกเอกสาร:
   • ใบนี้ออกโดย ฝ่ายวิศวกรโครงการหรือวิศวกรสนามที่รับผิดชอบการขนส่ง เพื่อใช้เป็นหลักฐานการส่งสินค้าบางส่วน โดยไม่มีการบันทึกลงบัญชีในลักษณะภาษี ณ จุดนี้
3. ผลกระทบทางภาษี:
   • ใบส่งสินค้าชั่วคราวไม่มีผลกระทบทางภาษีและไม่สามารถใช้ในการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ได้ เพราะยังไม่ถือว่าเป็นการส่งมอบสินค้าอย่างเป็นทางการตามกฎหมายภาษี
4. การใช้งาน:
   • ใช้เพื่อบันทึกการเคลื่อนย้ายสินค้าชั่วคราว หรือการส่งมอบเป็นงวด ๆ ที่ยังไม่ถือว่าเป็นการส่งมอบตามเงื่อนไขในสัญญาหรือการส่งมอบเต็มรูปแบบ
   • เหมาะกับสัญญาที่มีการส่งมอบสินค้าบางส่วนก่อนการติดตั้งจริง หรือกรณีที่การติดตั้งจะเกิดขึ้นในภายหลัง

ใบส่งสินค้า / ใบกำกับภาษี

1. วัตถุประสงค์:
   • ใบส่งสินค้า/ใบกำกับภาษีออกเพื่อเป็นเอกสารทางการเงินที่บันทึกการส่งมอบสินค้าหรือบริการอย่างเป็นทางการ และเป็นหลักฐานการขายที่ลูกค้าต้องชำระเงินตามมูลค่าสินค้าและบริการที่ระบุ
   • ใบกำกับภาษีจะเป็นเอกสารสำคัญสำหรับการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และถือว่าเป็นจุดเกิดภาษี (Tax Point) สำหรับธุรกรรมการขายสินค้า
2. ผู้รับผิดชอบในการออกเอกสาร:
   • ใบส่งสินค้า/ใบกำกับภาษีออกโดย ฝ่ายบัญชี ขององค์กร โดยต้องจัดทำตามหลักเกณฑ์ที่กำหนดโดยกฎหมายภาษี เพื่อให้สามารถใช้เป็นหลักฐานในการยื่นแบบภาษีและการบันทึกบัญชี
3. ผลกระทบทางภาษี:
   • ใบนี้มีผลทางภาษีทันทีที่ออก โดยมีการระบุภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ตามมูลค่าของสินค้าหรือบริการ ลูกค้าสามารถนำใบกำกับภาษีไปใช้ในการขอคืนภาษีซื้อได้
4. การใช้งาน:
   • ใช้ในกรณีที่การส่งมอบสินค้าหรือบริการเสร็จสมบูรณ์และเป็นไปตามเงื่อนไขในสัญญาหรือข้อตกลง ถือว่าเป็นการส่งมอบสินค้าจริง ลูกค้าต้องทำการชำระเงินตามใบกำกับภาษี
   • ใช้ได้ทั้งในสัญญาซื้อขาย สัญญาจ้าง และสัญญาซื้อขายพร้อมติดตั้ง หากมีการส่งมอบสินค้าเต็มจำนวน

ตัวอย่างการใช้งานในสัญญาต่าง ๆ

• กรณีสัญญาซื้อขาย: เมื่อมีการส่งสินค้าบางส่วนที่ยังไม่เสร็จสมบูรณ์ตามเงื่อนไขในสัญญา อาจใช้ใบส่งสินค้าชั่วคราวเป็นหลักฐานการขนส่งก่อน เมื่อครบถ้วนจึงออกใบกำกับภาษีจากฝ่ายบัญชี
• กรณีสัญญาจ้าง: หากมีการจัดส่งอุปกรณ์ก่อนเริ่มงาน เช่น เครื่องมือหรือวัสดุที่ต้องใช้ในโครงการ อาจใช้ใบส่งสินค้าชั่วคราว และเมื่อส่งมอบงานติดตั้งเสร็จสิ้นจะออกใบกำกับภาษี
• กรณีสัญญาซื้อขายพร้อมติดตั้ง(มีมูลค้างานติดตั้ง) : ในกรณีที่มีการส่งสินค้าไปยังสถานที่ติดตั้งล่วงหน้า โดยยังไม่มีการติดตั้งจริง สามารถใช้ใบส่งสินค้าชั่วคราว เมื่อการติดตั้งเสร็จสมบูรณ์ตามสัญญาแล้ว ค่อยออกใบกำกับภาษีเพื่อให้เกิด Tax Point

สรุป

ใบส่งสินค้าชั่วคราวและใบส่งสินค้า/ใบกำกับภาษีเป็นเอกสารที่มีบทบาทและหน้าที่ต่างกัน ใบส่งสินค้าชั่วคราวใช้ยืนยันการส่งมอบบางส่วนโดยไม่มีผลทางภาษี และออกโดยฝ่ายคลังสินค้า ส่วนใบส่งสินค้า/ใบกำกับภาษีเป็นเอกสารทางการเงินที่ออกโดยฝ่ายบัญชี มีผลในการคำนวณภาษีและการบันทึกบัญชี ใช้เมื่อมีการส่งมอบสินค้าอย่างเป็นทางการและเกิด Tax Point ตามเงื่อนไขในสัญญา

ตัวอย่างแบบฟอร์มใบส่งสินค้า

<—– ลิ้งแบบฟอร์ม ใบส่งสินค้าชั่วคราว —–>