ขั้นตอนการเบิกอุปกรณ์จากคลังสินค้าไปส่งให้กับลูกค้าหรือไปติดตั้งหน้างาน

[ ] 1.เตรียมใบเบิกสินค้า (ฝ่ายคลังสินค้า) ให้วิศวกรโครงการแจ้งรายละเอียดดังนี้

• [ ] แจ้งวันที่ขอเบิกสินค้า พร้อมแนบหลักฐานจดหมายแจ้งวันส่งสินค้ายืนยันที่ลูกค้ายืนยันลงนามรับรองการรับสินค้า
• [ ] เลขที่โครงการ และเลขที่ PO สินค้าที่ต้องการจัดส่ง
• [ ] รายการสินค้าพร้อมจำนวน ที่ต้องการเบิก

[ ] 2. เตรียมเอกสารใบส่งสินค้า (ฝ่ายบัญชี) ให้วิศวกรโครงการดำเนินการดังนี้

• [ ] กรณีสัญญางานซื้อขาย ให้แจ้งบัญชีจัดทำใบส่งสินค้า (โดยที่ฝ่ายคลังสินค้าต้องส่งใบเบิกมาให้บัญชีแล้ว)
• [ ] กรณีสัญญางานจ้าง ให้วิศวกรโครงการจัดทำใบส่งสินค้าชั่วคราว พร้อมให้ผู้จัดการแผนกลงนาม มอบอำนาจ และวิศวกรโครงการลงนาม ผู้จัดส่ง

[ ] 3. ตรวจสอบสินค้าก่อนจัดส่ง (ฝ่ายวิศวกรโครงการ) ให้วิศวกรโครงการดำเนินการดังนี้

• [ ] นับจำนวนสินค้าที่ต้องการเบิกให้ครบถ้วน พร้อมถ่ายรูปยืนยันให้กับฝ่ายคลังสินค้า
• [ ] บันทึก Serial Number ของสินค้าที่ต้องการเบิก ลงหัวข้อผลิตภัณฑ์ใน ERP และลงในใบส่งสินค้าชั่วคราว(ถ้าลูกค้าให้ระบุ ควรสอบถามลูกค้า) และกรณีที่ส่งสินค้าพร้อมใบรับประกัน ให้จัดทำใบรับประกันสินค้า ด้วย
• [ ] กรณีที่ส่งสินค้าพร้อมกับรับประกัน ให้จัดทำใบรับประกันสินค้า พร้อมให้ผู้จัดการแผนกลงนาม
• [ ] ตรวจสอบความสมบูรณ์ของสินค้า (ไม่เสียหาย ไม่สกปรก ไม่เป็นสนิท กรณีเป็นโลหะ) และ ถ้าสินค้าใด สามารถประกอบและทดสอบก่อนการจัดส่งได้ ให้ทำการประกอบและทดสอบพร้อมบันทึกรูปและวิดีโอ เพื่อหลักฐานยืนยันก่อนการจัดส่งสินค้า และเป็นคู่มือประกอบการทดสอบและติดตั้งในตัว เพื่อให้ลูกค้าทราบ

[ ] 4. ขั้นตอนการจัดส่งสินค้าให้ลูกค้า (ฝ่ายวิศวกรโครงการ) ให้วิศวกรโครงการดำเนินการดังนี้

• [ ] ดำเนินการตรวจสอบสินค้า ยี่ห้อ รุ่น และ จำนวน รวมกับลูกค้า พร้อมทั้งให้ลูกค้าลงนามในใบส่งสินค้า โดยนำตัวจริงกลับบริษัท และตัวสำเนาส่งให้ลูกค้า
• [ ] ส่งมอบใบรับประกันสินค้า ลูกค้าลงนาม โดยนำตัวจริงส่งให้ลูกค้า และตัวสำเนานำกลับบริษัท
• [ ] ส่งมอบคู่มือการติดตั้งและคู่มือการใช้งานให้กับทางลูกค้า พร้อมรูปและวิดีโอสอนการติดตั้งและทดสอบ(ถ้ามี)
• [ ] กรณี ที่ต้องมีการเข้าไป Commisioning และอบรมการใช้งานอุปกรณ์ ให้ขอข้อมูลลูกค้า ดังนี้
  • [ ] แบบ Shop Drawing รายละเอียดการติดตั้งอุปกรณ์นั้นๆ
  • [ ] แผนดำเนินงานเบื้องต้น ช่วงสัปดาห์ไหน เดือนอะไร (ให้ลงแผน Commisioning ใน ERP เตรียมไว้ และติดตาม Update อย่างต่อเนื่อง)
  • [ ] รูปหน้างานตำแหน่งติดตั้งอุปกรณ์
  • [ ] รายละเอียดระบบไฟฟ้าที่จ่ายอุปกรณ์ อาทิ จากตู้ไฟชื่อะไร ,ขนาดสายไฟและขนาด MCCB , ตำแหน่งท่อไฟและสายไฟที่จะเดินมาเข้าอุปกรณ์ เช่นเข้าด้านบนหรือด้านล่าง อุปกรณ์
  • [ ] รายละเอียดสายสัญญาณที่ต้องมาเชื่อมต่อกับอุปกรณ์ อาทิ ระบบ BAS หรือ DCIM , ระบบแจ้งเหตุเพลิงไหม้ , รายละเอียด Protocal ที่จะใช้สื่อสาร เป็นต้น

[ ] 5. หลังจากส่งสินค้าแล้วเสร็จ (ฝ่ายวิศวกรโครงการ) ให้วิศวกรโครงการดำเนินการดังนี้

• [ ] นำใบส่งสินค้ากลับมาให้บัญชี / นำใบส่งสินค้าชั่วคราว ลง ใน จดหมายออก ERP
• [ ] ลงแผน Commisioning ใน ERP เตรียมไว้ และติดตาม Update อย่างต่อเนื่อง กรณี ที่ต้องมีการเข้าไป Commisioning และอบรมการใช้งานอุปกรณ์
• [ ] กรณี ถ้าลูกค้าไม่รับสินค้า ให้ดำเนินการแจ้งฝ่ายคลังสินค้า เพื่อให้ฝ่ายคลังสินค้า ทำใบส่งสินค้าเข้าคลังสินค้า
• [ ] เข้าไป Update ความคืบหน้างานของสินค้าที่จัดส่ง ใน แผนจัดซื้อ กรณี ส่งครบ ให้ Update เป็น 100%
• [ ] แจ้งโอนแฟ้ม กรณีที่ได้รับประกันสินค้าแล้ว พร้อมลงใบรับประกัน ในช่องใบรับประกันสินค้าจาก SITEM ในเอกสารประกอบใน ERP

แบบฟอร์มการสำหรับตรวจสอบขั้นตอนการเบิกอุปกรณ์